Việc gì đang làm bạn mất thời gian?

“Bên tôi xử lý việc này qua bảng tính, email và tin nhắn. Bảng tính lẽ ra là nơi chứa thông tin chính xác nhất, nhưng chỉ cần một người quên cập nhật là không ai còn chắc tình hình hiện tại ra sao.”

“Khách cứ hỏi đơn hàng, hồ sơ hoặc yêu cầu của họ đang tới đâu. Tôi phải kiểm tra vài nơi, đôi khi hỏi lại người trong công ty, rồi tự trả lời từng người. Ngày nào bên tôi cũng trả lời gần như cùng một câu hỏi.”

“Bên tôi đã có phần mềm cho việc này, nhưng nó không thật sự khớp với cách làm thực tế. Vì vậy bên tôi phải xuất dữ liệu ra Excel, sửa bằng tay, rồi chép hoặc tải kết quả ngược lại vào phần mềm.”

“Tuần nào tôi cũng tải dữ liệu từ vài hệ thống, chỉnh lại các cột, đối chiếu số liệu rồi làm lại cùng một báo cáo. Kết quả thay đổi, nhưng các bước hầu như lần nào cũng vậy.”

“Biểu mẫu, file PDF hoặc hình ảnh được gửi tới, rồi một người phải đọc từng cái, lấy ra thông tin quan trọng và nhập vào bảng tính hoặc hệ thống khác. Cách này vẫn làm được, nhưng tốn thời gian và rất dễ sai.”

“Khách gửi yêu cầu qua website, email, Zalo hoặc các kênh khác. Tôi chép chúng vào một chỗ, quyết định ai xử lý việc nào, rồi liên tục kiểm tra để không có việc nào bị quên.”